Konferenz im Wohnzimmer – Das sollten Sie über virtuelle Meetings wissen

Tools für Online-Konferenzen gibt es viele – erst recht seit Corona. Verbraucher*innen und haben die Qual der Wahl: Welche davon ist das beste und vor allem auch sicherste Tool? Wir haben uns für Sie umgeschaut und stellen Ihnen hier einige Programme vor, die die Stiftung Warentest genau unter die Lupe genommen hat:

Microsoft Teams:

Dieses Programm ist aktueller Testsieger bei Stiftung Warentest mit der Gesamtnote GUT (2,0) und ist derzeit kostenlos nutzbar. Hier können sich sagenhafte 250 Menschen online treffen und sich sowohl dabei sehen als auch hören. Es gibt aber auch die Möglichkeit, an Konferenzen teilzunehmen, ohne die Videofunktion zu nutzen. Microsoft Teams können Sie über alle Endgeräte nutzen. Punktabzug bekommt Microsoft Teams allerdings bei der Datenschutzerklärung. Hier gibt es laut Stiftung Wartentest „sehr deutliche“ Mängel, da „keine ernsthafte Befassung mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erkennbar sei (Stand: 13.05.2020).  Die Datensicherheit wird von Stiftung Warentest aber mit „gut“ bewertet. 

Skype: 

Dieses kostenlose Kommunikationstool ist zweiter Sieger bei der Stiftung Warentest und hat die Gesamtnote GUT (2,1) erhalten. Bis zu 50 Teilnehmer können gleichzeitig an einem Gruppen-Videochat teilnehmen. Dafür müssen sie kein eigenes Skype-Konto haben. Besprechungen lassen sich aufzeichnen. Wie bei Microsoft Teams auch, gibt es jedoch laut der Stiftung Warentest auch bei der Datenschutzerklärung Mängel. Auch hier sei „„keine ernsthafte Befassung mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erkennbar (Stand: 13.05.2020). Für die Datensicherheit und die Datensparsamkeit der mobilen Apps hat Skype jedoch gute bis sehr gute Bewertungen erhalten. 

Jitsi: 

Jitsi ist ein Open-Source-Videokonferenztool, das von der Stiftung Warentest ebenfalls die Note GUT (2,4) erhalten hat und kostenlose Telefonie- und Chat-Funktionen anbietet. Jitsi kann Audio- und Videoanrufe tätigen, Telefongespräche aufzeichnen und als Instant-Messenger zum Chatten genutzt werden. Daten werden mit OTR (Off-the-Record Messaging) verschlüsselt und kodiert. Jitsi verspricht einen besonders angenehmen Hörgenuss: Die Gesprächsqualität soll durch Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen oder Echos hoch sein. Abzüge verteilte die Stiftung Warentest aber auch bei Jitsi in punkto Datenschutzerklärung. Diese sei nur schwer zu finden und zudem nur auf Englisch vorhanden.

Blizz by TeamViewer:

Dieses Videochat-Programm gibt es für Windows, macOS, Android und iOS und ermöglicht Konferenzen mit bis zu 300 Teilnehmern. Angemeldet sein muss man dafür nicht. Blizz by TeamViewer hat von der Stiftung Warentest die Note GUT (2,4) erhalten und weist – im Gegensatz zu den drei Vorgängern – laut Testergebnis „sehr geringe“ Mängel in der Datenschutzerklärung auf. Blizz by TeamViewer wirbt selbst mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung und ISO27001-zertifizierten Rechenzentren. 

Discord:

Discord war lange vor allem in der Gamer-Szene als virtueller Treffpunkt bekannt. Genutzt werden kann es jedoch auch in der Berufs-, Vereins- oder Schulwelt. Das kostenlose Tool bietet Sprach- und Videochats und wirbt mit einer Videotechnologie, mit der man den eigenen Bildschirm direkt für andere übertragen kann. Laut Website sind weder Mitglieder- noch Nachrichtenanzahl begrenzt. 

Wie bei anderen Anbietern auch, sieht die Stiftung Wartentest bei der Datenschutzerklärung „sehr deutliche“ Mängel. Es sei keine ernsthafte Befassung mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erkennbar.

Alle Ergebnisse des Tests finden Sie unter https://www.test.de/Videochat-Programme-im-Test-Die-besten-Tools-fuer-Video-Telefonie-5605104-5608646/vergleich/?sort=gesamtErgebnis nochmal zum Nachlesen.

Mit diesen Tipps wird das virtuelle Meeting ein Erfolg 

Sie sind noch neu in der Welt der Online-Meetings und nun liegt eine Einladung im Mailpostfach? Oder Sie müssen selbst eine Videokonferenz organisieren und fühlen sich dabei noch unsicher? Mit diesen Tricks und Kniffs treten Sie auch im Internet souverän auf:

• „Lass Dich überraschen?“ Besser nicht! Vorbereitung ist alles Wenn Sie zu einem virtuellen Meeting eingeladen wurden oder gar selbst zu einem einladen möchten, machen Sie sich vorab in Ruhe und ohne Zeitdruck mit dem entsprechenden Tool vertraut. Testen Sie die verschiedenen Funktionen, sodass Sie später, wenn es ernst wird, genau wissen, was zu tun ist. Eine gute Möglichkeit ist es beispielsweise, mit einer vertrauten Person ein Meeting einfach mal auszuprobieren. 

• Chaos vermeiden und Regeln beachten Nicht nur im echten Konferenzraum kann es mal hoch hergehen. Auch im virtuellen Raum kann es Turbulenzen geben – vor allem dann, wenn vorab keine Gesprächsregeln festgelegt wurden. Eine solche Regel könnte zum Beispiel so aussehen, dass sich alle Teilnehmer – außer dem Moderator – stumm schalten. Wer etwas sagen möchte, macht sich bemerkbar (entweder über Handzeichen oder über vorgesehene Chat-Funktionen) und bekommt durch den Moderator das Wort erteilt. So entsteht kein anstrengendes Durcheinandergerede. 

• Weniger ist mehr – Teilnehmerzahl begrenzen Viele Tools bieten die Möglichkeit, mehrere hundert Teilnehmer gleichzeitig zusammenzuschalten. Das ist natürlich verführerisch, aber hier sollte man sich zügeln. Je mehr Teilnehmer, desto unübersichtlicher wird es auf dem Bildschirm. Außerdem wird es dann auch schwieriger, eine ausgewogene Diskussion zu führen, an denen jeder gleichberechtigt teilnehmen kann. Gegebenenfalls lassen sich Meetings auch stückeln, so dass Sie die Teilnehmer aufteilen und in Kleingruppen zusammenstellen.

• „Wie war das vorhin nochmal?“ –  Protokoll führen ist ein Muss Bei Online-Meetings sind viele Teilnehmer häufig auch mal phasenweise von der Technik abgelenkt. In entsprechenden Tools gibt es viele Funktionen, die ausprobiert werden können – das raubt manchmal die Aufmerksamkeit. Deshalb ist es wichtig, wenigstens stichpunktartig zu protokollieren, was gesagt wurde, und diese Zusammenfassung am Ende den Teilnehmern zukommen zu lassen. Noch komfortabler ist es natürlich, eine Anwendung zu benutzen, die das Meeting direkt aufzeichnen kann. 

Online-Meetings – Vorteile nutzen, Gefahren kennen

Sie sehen, virtuelle Konferenzräume sind eine Welt für sich – aber wer sie einmal verstanden hat, wird vermutlich schnell die Vorteile erkennen: Lange Fahrtzeiten zum Büro entfallen, Sie sind flexibler und können sich von jedem Ort und zu jeder Zeit dazuschalten. Dennoch sollte auch bei Online-Konferenzen jeder sensibel bleiben. Denn wie überall im Netz gibt es auch hier die Gefahr von Datenklau. Lesen Sie hier, was Sie selbst für die Sicherheit Ihrer Daten tun können.